Haciendo realidad una oficina sin papel
Introducción
Mantener una organización de actividades, archivos y documentos importantes, siempre ha representado un reto importante para miembros de una empresa. Sin embargo, tener bajo control toda la gestión, ya no es un anhelo que parecía imposible.
Gestionando las redes de información
El trabajo de gestión de la información en una empresa, es el primer peldaño para estructurar una estrategia adecuada para solidificar la transformación digital. Conforme las principales gerencias logren realizar una labor para adecuar paulatinamente todas las áreas, dentro de un rango conveniente en el uso de nuevos instrumentos y herramientas tecnológicas, podrán desarrollar un crecimiento informático que optimice sus funciones.
Esto traerá como resultado, que la producción y distribución de la información se potencie, gracias a sus nuevas capacidades de procesamiento. Hay, sin embargo, que considerar las estadísticas actuales, para analizar todas las repercusiones que conlleva la diversificación en la empresa.
Los siguientes números, reflejan una realidad todavía presente en casi todas las empresas:
-El 90% de las tareas comunes se focalizan en la búsqueda y distribución de documentos en papel.
-Alrededor de un 60% de empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo realizado por otros.
-Un documento promedio es copiado 19 veces.
-Aproximadamente un 30% de tiempo es invertido trabajos de búsqueda e investigación de datos e información, para cumplir con las tareas.
-El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias.
-Un 7,5% de documentos archivados en papel se pierden y un 3% están mal archivados.
-Y por último, un 85% de documentos no vuelven a utilizarse.
Sustituyendo el papel en las empresas del futuro
Teniendo en mente estas cifras, no es poca la preocupación general sobre el impacto general que presenta el uso del papel dentro de las actividades diarias. Esta es una de las razones principales para realizar un cambio a consciencia en la manera de trabajar, por medio de nuevos sistemas que traigan mayor potencia a todas las actividades y que al mismo tiempo, se beneficien otros sectores: una oficina automatizada, sin papel, con un aprovechamiento adecuado y ahorro en costos.
Herramientas de la nueva oficina
Para muchos, imaginar una oficina que no utilice papel resulta una especie de sueño imposible. Puede ser una realidad, sin embargo, requiere una fuerte inversión y compromiso, ya que se requiere un sistema renovado para la gestión de la información: Centralizarla mediante un canal informático, eliminando datos reiterativos y duplicados, siendo la manera de evitar la distribución de impresos por todas las áreas. Cuando se actualiza un documento dentro de un entorno digital, se crea una nueva versión, disponible para el personal que tenga acceso.
Todavía se requiere ir más lejos: montar una gestión de información como modelo principal en la estrategia de transformación digital de la empresa. Existen una variedad interesante de herramientas digitales que intervienen de forma proporcionada con Microsoft Dynamics 365, Business Central o Microsoft Dynamics NAV, dando como resultado una combinación mejor que eficiente para la digitalización automática de documentos.
Estos recursos mejoran sin duda, la integración de facturas de compra y más documentos por medio de un lector de reconocimiento óptico de caracteres, ganando excelentes atributos ante los tramites con otras instituciones y operaciones internas de la empresa.
CONCLUSIÓN
Hay todavía mucho camino por recorrer para las empresas, tecnológicamente hablando. En ACSELCO somos expertos en transformación digital, agregando una ventaja significativa para lograr las metas de nuestros clientes.