Digitalización

La cantidad de información documental crece cada año de manera exponencial, sin embargo, más del 80% de esta información es no estructurada, provocando problemas de almacenamiento, razón por la cual se requieren soluciones de Administración de Contenido para la información relacionada con los distintos procesos organizacionales.

Con la finalidad de apoyar a las empresas a cumplir sus objetivos administrativos y de gestión, contamos con soluciones para administrar todo tipo de documentos utilizados en el día a día por cualquier empresa (informes, actas, contratos, planos, imágenes, manuales, facturas, formatos, etc.), agregando valor a la información mediante la gestión de todo el ciclo de vida de los documentos.

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Escanear VS Digitalizar

Escaneo

Digitalización

No existe ningún tipo de seguridad, los documentos obtenidos son vulnerables y pueden ser borrados o modificados

Se tiene un estándar y un proceso que obedece a una política corporativa que todos deben seguir y que no se puede evitar.

Se escanean varios documentos sin orden alguno, lo que conlleva a que no se tenga certeza de si los expedientes están completos o no, lo que obliga a abrir el archivo y recorrerlo todo hasta encontrar la información buscada.

Se pueden definir campos obligatorios y opcionales para la clasificación de los documentos.

No se utiliza un método controlado para el guardado de los documentos, por lo que cada persona que escanea puede decidir el nombre del archivo, la ubicación y el nombre de la carpeta en donde se almacenan los documentos.

La información se mantiene segura, debido a que está resguardada en un sistema corporativo que permite controlar y definir los permisos de acceso de cada usuario a la información.

Su búsqueda es rápida y simple porque existe un sistema estandarizado para encontrarla.

Los documentos pueden servir como evidencias de controles internos, de procesos digitales de negocio o requerimientos fiscales y gubernamentales.

Captura Centralizada

01

Separación y Clasificación

Lote de documentos
Digitalización
Documentos Separados por expediente
Y clasificados por tipo de documentos

02

Reconocimiento y Extracción de datos

Documentos semiestructurados
Estructura Variable
Mismos elementos a capturar
Contenido variable
Extracción de datos con base en referencias

03

Expediente Corporativo

Acceso seguro y centralizado a su información documental
Control de versiones sobre los documentos
Gestión de los permisos de consulta, edición, impresión, envío por correo o exportación de información
Estandarización de la forma de clasificar sus documentos

Beneficios

Control total de tus documentos
Desde su recepción o creación, hasta el archivado final o destrucción.

Automatizar el control de los documentos a través del ciclo de vida y los procesos de negocio (Workflow).

Centralización de los documentos
pertenecientes a un proyecto, un proceso o un área de manera accesible y organizada para mejorar los flujos de trabajo.

Garantizar la seguridad de la información.

Reducir los tiempos de búsqueda.

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Recomendaciones para implementar una estrategia de ciberseguridad.

Los negocios crecen, ganan velocidad y se complican al ritmo de las necesidades de los nuevos tiempos, también en su componente digital, así que hay mucho más, y más complejo, para proteger. Además, los directivos cada vez esperan menos al Departamento de TI para tomar decisiones con impacto tecnológico: cada vez con mayor frecuencia, emprenden sus propias iniciativas digitales al margen de los gestores de la TI tradicional de sus organizaciones.

Me interesa

Correo: informacion@acselco.com

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Reconocimiento y Extracción de datos

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Expediente Corporativo

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Recomendaciones para implementar una estrategia de ciberseguridad.

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