Gestión de archivos y digitalización
En las empresas los archivos son una parte fundamental, ya que son la memoria e historia de la compañía. Estos son testigos de la evidencia de sucesos del pasado que ayudan a la toma de decisiones en el presente.
Para las actividades administrativas contar con archivos es la base de sus labores, de ahí el surgimiento de la gestión de archivos. Aunque para algunas personas este es un tema complicado de entender, es una actividad de gran importancia, la función principal es evitar el desorden, la gestión de archivos sirve para administrar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos necesarios.
Llevar una correcta gestión de archivos solo es cuestión de adoptar una política de conservación de documentos y hacerla dependiendo del plazo de conservación física que requieren determinados documentos también es útil adoptar métodos de fácil localización para cuando se requiera determinado documento.
En la Era Digital la digitalización de documentos facilita la labor de búsqueda.
No importa si tu empresa es pequeña o grande, un centro educativo, centro médico, conservar documentos es una actividad esencial para todos los sectores.
¿Por qué tener en mi empresa una política de conservación de documentos?
La principal función es la de encontrar, archivar, crear y disponer de los documentos de manera estandarizada. Si un documento se vuelve ilocalizable esto representa a la empresa pérdida de tiempo y dinero. Gestionar tus archivos permite ahorrar espacio también, eliminar aquellos archivos que no son necesarios crea un espacio adicional en las instalaciones para otras cosas importantes.
Beneficios de la gestión de archivos.
Ya se han mencionado algunos beneficios, pero en esta sección los explicaremos a detalle los beneficios de gestionar archivos en formato físico o digital.
- Velocidad.
Si tienes todos los documentos en un solo lugar y sin etiquetarlos te tomará mucho tiempo responder a solicitudes, puede presentarse alguna confusión o queja con clientes y proveedores y buscar el archivo exacto que necesitas en formato físico te llevará más de unas horas. Hoy existen soluciones tecnológicas que te permiten acceder a los archivos de manera sencilla y rápida, con un software de administración tendrás acceso en línea a los archivos y permitirá buscar documentos en equipo.
- Tomar mejores decisiones.
Si piensas modificar tus estrategias de marketing, por ejemplo, será necesario acceder a información como la respuesta que se ha obtenido por parte de tus clientes, administrar los archivos y analizarlos te arrojará bases de datos permitiendo que se ahorre tiempo para analizar el entorno antes de tomar una decisión.
- Ahorrar.
En caso de que tengas en un futuro que buscar archivos legales, conservar y tener a la mano estos documentos importantes te evitará hacer un gasto excesivo. Si categorizamos los archivos de manera correcta se estima que se reducen un 40% temas de costos documentales.
¿Cómo sé que documentos debo conservar?
Existen tres categorías que puedes empezar a estandarizar a la hora de gestionar archivos.
- Documentos que debo conservar. Aquellos que por razones legales y de negocio debes tener siempre en tu empresa, pueden ser contratos, correspondencia con proveedores o documentos de cuando se presentó alguna discusión.
- Documentos que quiero conservar. Aquellos que aportan a la empresa, que son necesarios para la toma de decisiones y para evaluar el rendimiento.
- Documentos que se pueden destruir. si no necesitas de un documento en especial puedes destruirlo, establece cuando y quien autoriza si se puede eliminar el archivo.
En Acselco somos profesionales en la digitalización de documentos, nuestra solución permite involucrar a tu personal para que acceda a archivos relacionados con su función, realizar búsquedas por campo y configurar quien accede a determinados archivos, la información se encuentra en un lugar seguro por lo que no tendrás que preocuparte por hackers y robo de información. Además, estamos comprometidos a no compartir ningún dato relacionado con la operación de tu empresa. Contacta a nuestros expertos.
