Digitalización de documentos
En la mayoría de las empresas se cuenta con múltiples archivos físicos que terminan por causar un caos organizativo.
Todos los documentos sirven para registrar información y viven un ciclo de vida, este es:
En la etapa inicial el documento es utilizado para la actividad diaria y frecuentemente está disponible o se busca acceder a este de forma inmediata ahora resolver asuntos relacionados con este documento.
En la segunda etapa el propósito por el cual se creó este documento pasa a segundo plano y el documento físico ha dejado de ser “importante” o indispensable, pero no podemos deshacernos de él porque el documento puede ser requerido para futuras aclaraciones.
En la siguiente etapa el valor del documento ha decaído, pero puede contener información relevante como datos históricos o testimoniales que hacen se mantenerlos siga siendo relevante.
Caos
Hablando del caos administrativo, muchos gerentes pierden tiempo buscando información en carpetas o archivadores con registros impresos que se encuentran mal etiquetados y mal archivados, los documentos corren el riesgo de perderse o traspapelarse y si hablamos del riesgo que significa contar con los archivos físicos en bodegas y la probabilidad de que se vean afectados o perdidos por catástrofes naturales o incendios, tener los archivos digitalizados nos ofrece una gran ventaja.
Si te encuentras analizando si es conveniente o no digitalizar tus documentos te compartimos ventajas y desventajas que tiene esta metodología.
Ventajas:
- Ahorro de espacio físico
- Información protegida y segura en la nube
- Acceso a información en segundos desde cualquier dispositivo con conexión a internet
- Incrementa la productividad
- Restringir el acceso a personas apropiadas
Desventajas:
- Comenzar con el proceso desde cero puede llevar mucho tiempo en adaptarse a la empresa
- Se pueden dañar documentos frágiles en el proceso
- Los documentos pueden perderse mientras se están digitalizando
- Corre el riesgo de que la información sea robada o acceda a esta para otros fines que no son de la empresa
El almacenamiento en la nube de información operativa de las empresas es una fuerte tendencia que está enfocada al futuro, todas las industrias están adoptando la medida de digitalizar sus documentos, en Acselco podemos ayudarte a digitalizar profesionalmente tu información, cuentas con nuestro compromiso de que no será compartido ni robado ningún elemento durante el proceso. Posteriormente podemos ayudarte a analizar qué tan segura es tu red para evitar ataques cibernéticos donde exista el riesgo de robar la información de tu empresa.
