Actividades esenciales en la empresa
Para que la empresa siga adelante es necesario cumplir con actividades esenciales. Aunque cada departamento que compone la empresa actúa de manera diferente y sus responsabilidades son variadas o están enfocadas a resultados, hay una serie de actividades que independientemente del área de la empresa deben realizarse y a continuación hablaremos de las que se realizan con mayor frecuencia.
Si alguna de las actividades no se cumple de la manera adecuada puede afectar a otras áreas y al cumplimiento de objetivos, se verá afectada la comunicación interna y puede traer retrasos en la operación.
En ocasiones hay una persona o varias encargadas de realizar las actividades básicas, pero cuando se especializa en áreas requiere de la colaboración de todo el equipo que compone a la empresa.
Las actividades son básicamente actividades administrativas, estas actividades pueden asignarse a los procedimientos y establecimiento de requisitos.
Actividades básicas de oficina
Aunque la información y funciones son diferentes para que exista una buena eficiencia operativa, las actividades básicas y que todas las áreas deben cumplir son las siguientes:
Planificar actividades.
A fin de repartir tareas entre los miembros de la empresa, es necesario planear qué es lo que se va a realizar y cumplir con los objetivos. Para planificar es necesario conocer a los miembros de la empresa y sus habilidades.
Redactar documentos o informes.
Generar informes sobre avances, antecedentes, resultados en el periodo, elaboración de guías son algunos de los documentos que se solicitan comúnmente a los miembros de la empresa. Y una de las tareas que más tiempo le lleva a los integrantes realizar.
Documentar.
Clasificar los documentos de manera ordenada, con protocolos establecidos a fin de encontrar la información fácilmente. Documentos como facturas, notas, actas, minutas, reportes o informes. Si esta información no se guarda de manera adecuada el tiempo para encontrar los documentos será mucho.
Inventariar.
Conocer qué suministros de papelería, materias primas, equipos, materiales de limpieza, ingresos y egresos componen la empresa, al quedar registrados permitirá conocer si hay fallos en la administración o salida de materia sin identificar.
Atención al cliente.
Atender clientes es una de las funciones que más importantes son para la empresa, si se atienden sus solicitudes a tiempo la satisfacción se incrementa.
Tecnología
Podemos ver que algunos de estos procesos son repetitivos o se realizan de manera periódica, existen herramientas que automatizan estos procesos para que el personal se enfoque en sus actividades principales y actividades que mayor tiempo le lleva desarrollar al equipo.
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