Paperless y digitalización.
¿Ha dedicado tiempo a pensar en las ventajas que la digitalización ha traído a las empresas?
Sin importar el sector, todas las industrias han adoptado nuevas herramientas tecnológicas, cambios en sus procesos, canales de venta, comunicación, etc.
Podemos acercarnos a nuestros clientes a través de la tecnología, incluso si no nos encontramos en la misma ciudad o país es posible comunicarnos.
Se dice que la pandemia aceleró la adopción de tecnología en las empresas.
La tecnología también ha permitido que se tomen medidas que favorezcan el medio ambiente y una de las tendencias que las empresas han adoptado es ser Paperless.
¿Qué es la cultura paperless?
Literalmente su traducción, es decir, menos papel.
Eliminar el papel también trae ventajas al medio ambiente, pues la cantidad de recursos que se toman del medio ambiente disminuye, esto trae consecuencias positivas a las empresas pues se reducen los costos.
Se calcula que en una empresa por cada persona que forma parte de la organización se usan entre 250 y 300 kilos de papel. Así que reducir la cantidad de papel que se utiliza trae ventajas a las empresas en cuestión de costos, además de que al consumir menos papel los costos de almacenamiento y bodegas destinada a guardar papel se eliminan.
La cantidad de documentos que se pierden disminuye si es que se digitalizan los documentos, se calcula que el 5% de los documentos en papel se pierden.
La cultura paperless va de la mano con la digitalización de documentos.
Digitalización de documentos.
La digitalización de documentos es convertir los documentos físicos en documentos digitales.
Contar con documentos digitalizados permite que no se pierda documentación importante y que se pueda acceder a esos archivos de manera inmediata (si es que se lleva una buena administración de los archivos).
Con la adopción del trabajo remoto acceder a archivos físicos era complicado, pero si estos se encontraban en la nube el acceso podía ser inmediato.
¿Es lo mismo digitalizar documentos que escanearlos?
Escanear es hacer una imagen de documentos, se toma una imagen del documento y se convierte en un archivo digital, escanear los documentos no garantiza su seguridad pues pueden ser eliminados o modificados sin llevar algún tipo de control.
Con la digitalización de documentos lo que sucede es que el proceso es controlado y se permite definir campos obligatorios y opcionales para llevar una correcta clasificación documental.
Al digitalizar documentos, los documentos se pueden editar con lectura de texto mediante OCR, esta tecnología permite clasificar por materia, asociación entre documentos, asignar palabras clave, entre otras cosas.
Para la digitalización de documentos es recomendable contratar a profesionales que cuenten con el equipo necesario para realizar un adecuado proceso.
Acselco cuenta con la experiencia en el control del ciclo de vida de los documentos (creación, modificación, revisión, aprobación, publicación y el retiro). Esto le garantiza un manejo correcto de sus documentos y que su digitalización será 100% efectiva.
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