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Agilent Technologies empresa exitosa crecía cada año con expedientes que se multiplicaban en forma expansiva, manteniendo un archivo físico en sus oficinas de Santa Fe.
Esto generaba lentitud en el servicio, costos elevados, demanda de más espacio de archivo, así como de personal dedicado a mantener el archivo.
Los problemas que se presentaban día tras día eran innumerables:
- Múltiples copias
- Extravío de documentos
- Retraso en localización de documentos
- Sólo una persona podía tener el expediente y trabajar con él
- El tráfico de documentos que se genera para poder mantener – informados a los clientes era excesivo e iba en aumento
- El archivo ocupaba espacio productivo
- El archivo nunca estaba al día o era desmedido el esfuerzo
- para mantenerlo organizado
Una vez que nos invitaron a participar en este proyecto, ACSELCO analizó y dio justa dimensión a la problemática, proponiendo una solución, tanto de software como de servicios.
Agilent Technologies adquirió todo el equipo, programas y personal necesario para el proyecto por parte de Acselco.
Agilent Technologies en lugar de invertir grandes cantidades y verse impactado por el desembolso de sumas considerables solo paga por el servicio de forma mensual.
Actualmente Agilent Technologies recibe por parte de Acselco el servicio y a obtenido los siguientes beneficios:
Disminución considerable de copias.
Control total de documentos y prevención de su extravío al 100%.
Hoy las áreas de Calidad, Contratos, Proceso de Ordenes, Instalaciones, Call Center, Cuentas por Cobrar encuentran cualquier documento en segundos.
Hoy varias personas pueden utilizar un expediente en forma simultánea.
Los expedientes ya no se mueven dentro de la organización y el tráfico de documentos se controla al 100%.
Han reducido considerablemente gastos de envío de documentos a Latinoamérica y EU.
El archivo electrónico hoy está al día y el esfuerzo para mantenerlo organizado, es mínimo.
La satisfacción de los clientes se ha incrementado notoriamente debido a que disminuyó de manera importante, el tiempo de respuesta.
Se mantiene una estricta seguridad de los documentos y sólo personal autorizado tiene acceso a ellos.
La manipulación y manejo de los documentos son muy sencillos; los usuarios pueden mandar y recibir correos, faxes, etc., con un simple clic del mouse.
